Хранение документов после закрытия организации

Question

Добрый день, подскажите пожалуйста надо ли хранить документы после закрытия фирмы методом присоединения и ликвидации?

User 1 · Answer

Здравствуйте!Цитата (Светлана Мухачева):подскажите пожалуйста надо ли хранить документы после закрытия фирмы методом присоединения и ликвидации?  (Портал "Все для ИП" 18.10.2013):Сдаем документы после ликвидации кампанииКуда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:«Основные правила работы архивов организаций»;«Об архивном деле в РФ»;«Об обществах с ограниченной ответственностью»;«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».Документы, подлежащие передаче в архивное учреждениеСледует обязательно при ликвидации компании отправлять в архив документы постоянного хранения и по личному составу, срок действия которых равен 75 годам. Выполнение данного требования является крайне важным для уволенных работников, так как вышеуказанная документация – это единственное основание для начисления им в будущем пенсий, а также восстановления трудового стажа, в том числе и льготного.1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):приказы по основной деятельностижурнал регистрации приказов по основной деятельностиштатные расписанияструктура организацииноменклатура делописи делакты об уничтожении дел и утрате документовцелевые программы информатизациипрейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услугигодовые планы и отчетыгодовые бухгалтерские балансыгодовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНСгодовые сметы и др.уставные документыдокументы о приватизацииреестры акционеровреестры владельцев ценных бумагсписки лиц, имеющих право на дивидендыжурналы, книги учета работы с акциямизаключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контролягрантылимитыпаспорта сделокдокументы о благотворительной деятельностии другие документы2. Документы по личному составу (45 — 75 лет хранения):приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)журналы регистрации приказов по личному составуштатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)личные дела работниковличные карточки форма Т-2трудовые договоры с физическими лицамижурналы регистрации трудовых книжек (50 лет)лицевые счета работниковрасчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)сведения о совокупном доходе работника за годиндивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)списки работников на производстве с вредными условиями трудатабели и наряды работников вредных профессийакты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.и другие документыКроме того, в государственный архив должны быть переданы и документы временного хранения, которые продолжают быть в силе, ведь данная информация может оказаться значимой с юридической или экономической точки зрения. Стоит также подчеркнуть, что передача документации в упорядоченном виде осуществляется ликвидатором и только на основании соглашения, подписанного представителями архива и ликвидационной комиссии.Документы временного срока хранения (5 — 10 лет хранения)•             приказы на отпуска и командировки•             приказы по административно-хозяйственной деятельности•             договоры с юридическими лицами•             документы по госзакупкам•             акты о приеме выполненных работ•             бухгалтерские документы•             путевые листы•             и другие документыПодготовка документов в архивСовершить процедуру самостоятельной обработки документов для непрофессионала крайне сложно, поэтому рекомендуется воспользоваться помощью сотрудников специализированных фирм, заключив с ними предварительно соглашение на оказание услуг   по упорядочению и экспертизе ценности документации.Места хранения ценных бумаг аннулируемой организацииПри упразднении компании первоочередное право на получение документации имеет фирма-правопреемник либо вышестоящее в отношении ликвидируемой организации предприятие. В случае если по закону таких учреждений нет, ликвидационная комиссия обязана обратиться в специализированный центр, в обязанности которого входит временное хранение документов по личному составу.К сожалению, на текущий момент такие особые архивы созданы только в некоторых регионах страны, что существенно затрудняет деятельность не только государственной архивной организации, но и ликвидационного органа.Так, согласно законодательным нормам, муниципальный архив обязан принять в распоряжение документы личного состава и постоянного хранения, однако при отсутствии свободных площадей на момент обращения он вправе отказать и разместить на своей территории бумаги временного срока. В подобной ситуации достаточно целесообразно воспользоваться услугами профессиональных архивных фирм, при сотрудничестве с которыми возникает куда меньше проблем.Условия передачи документов в архив или иное специализированное учреждениеКрайне важно соблюсти при оформлении документов в архивную организацию все формальности. Не следует забывать, что во время фактического вручения бумажного наследия компании ликвидационной комиссии, стоит подписать передаточный акт, согласно которому она получает все права по управлению делами.В последствие именно данный орган по аннулированию предприятия заключает договор с архивным центром, где прописывается отдельным пунктом, что финансовые затраты, связанные с подготовкой и последующим хранением документов, возлагает на себя ликвидируемая компания. В договоре с архивной организацией также имеет принципиальное значение указание об уничтожении документов в связи со сроком истечения  их действия и возмещением расходов.Вместе с тем, заключать соглашение не требуется источникам государственного комплектования, которыми чаще всего являются крупные ведомственные предприятия. Для выяснения, обладает ли компания подобным статусом, следует обратиться в соответствующий орган управления архивными делами.На какие нюансы обратить внимание при аннулировании организации?При ликвидации компании необходимо учесть следующие немаловажные аспекты:ознакомиться с архивным учреждением посредством запросов в местную администрацию и до передачи документов в архив выяснить заранее предъявляемые к ним требования;продумать все пункты договора приема-передачи, зафиксировать обязательства всех сторон, проверить наличие дел и составить акт с указанием их количества, а также технического состояния;позаботиться об особо важных документах и передать их в специальные архивохранилища.Таким образом, каждая компания, подвергающаяся ликвидации, обязана провести данную процедуру согласно всем нормативным актам и требованиям, поскольку от правильности действий напрямую зависит будущее бывших работников фирмы.

User 2 · Answer

Слишком длинно,а можно покороче?Т.е. если директор закроет фирму,он же является и учредитетем,он все равно должен хранить документы?А может он хранить их у себя?

User 3 · Answer

Цитата (Светлана Мухачева):Слишком длинно,а можно покороче? Если Вам лень читать, прочтите тему по второй ссылке, которую я привел выше.

Хранение документов после закрытия организации

Comments